Protección de datos personales

El responsable del tratamiento, uso y protección de tus datos personales es Promolife (en adelante, “el Responsable”), a través de su intranet corporativa la Intranet (en adelante, “la Plataforma”). Los datos de identificación completos del Responsable están disponibles para cualquier titular que los solicite por los canales señalados en este Aviso.

Para cualquier asunto relacionado con este Aviso de Privacidad puedes dirigirte al área de Recursos Humanos.

Tratamos únicamente los datos necesarios para operar la Plataforma y administrar la relación laboral. Según el caso, pueden incluir:

• Datos de identificación: nombre, fotografía de perfil y número o clave de empleado.
• Datos de contacto: correo electrónico institucional y, cuando lo proporciones, teléfono o contacto en caso de emergencia.
• Datos laborales: puesto, departamento, compañía a la que perteneces, fecha de ingreso, jefe inmediato, así como vacaciones, permisos e incidencias registradas.
• Datos generados por tu uso de la Plataforma: credenciales de acceso, registros de inicio de sesión, publicaciones, comentarios y reacciones en el muro, tickets de soporte, reservaciones de espacios y solicitudes que realices.
• Datos administrativos: aquellos que resulten indispensables para el cumplimiento de obligaciones laborales, fiscales y de seguridad social a cargo del Responsable.

Algunos de estos datos los proporcionas tú directamente, otros provienen de tu expediente laboral y otros se generan automáticamente al usar la Plataforma.

Por regla general, la Plataforma no está diseñada para recabar datos personales sensibles. Si en algún trámite específico resultara indispensable tratarlos —por ejemplo, información de salud asociada a una incapacidad o a una medida de seguridad e higiene en el trabajo— se recabarán únicamente para esa finalidad concreta, se solicitará tu consentimiento expreso cuando la ley lo exija y se resguardarán con acceso restringido al personal estrictamente necesario. Te pedimos no publicar información sensible, tuya o de terceros, en espacios abiertos de la Plataforma como el muro, los comentarios o los tickets de soporte.

Las siguientes finalidades son necesarias para la relación laboral y para que la Plataforma funcione. Sin ellas no es posible darte acceso ni prestarte los servicios internos:

• Crear, administrar y dar de baja tu cuenta de acceso, verificar tu identidad al iniciar sesión y determinar qué secciones puedes consultar según tus permisos.
• Mantener actualizado el directorio interno de colaboradores y el organigrama.
• Gestionar solicitudes de vacaciones, permisos e incidencias.
• Atender y dar seguimiento a los tickets de soporte que registres, incluida la encuesta de satisfacción sobre su atención.
• Administrar reservaciones de espacios, eventos internos y capacitaciones.
• Difundir comunicados institucionales, políticas internas y publicaciones del muro corporativo.
• Cumplir obligaciones legales derivadas de la relación laboral y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Preservar la seguridad de la información y prevenir usos indebidos de la Plataforma.

Cuando así se implemente, podríamos usar algunos de tus datos para finalidades que no son necesarias para la relación laboral, tales como felicitaciones de cumpleaños o aniversario dentro de la Plataforma, reconocimientos internos, difusión de fotografías de eventos de integración o encuestas de clima laboral y de mejora de la herramienta.

Puedes oponerte a estos usos en cualquier momento comunicándolo a Recursos Humanos. Tu negativa no tendrá consecuencia alguna en tu relación laboral ni afectará tu acceso a la Plataforma.

Tus datos personales no se venden ni se comercializan. Solo se comparten en los casos siguientes:

• Con otras empresas del mismo grupo corporativo, cuando la administración laboral, de nómina o de sistemas se realice de forma centralizada.
• Con autoridades fiscales, laborales, de seguridad social, judiciales o administrativas, cuando exista un requerimiento fundado y motivado o una obligación legal.
• Con instituciones de seguridad social y administradoras de prestaciones, para la gestión de tus beneficios.
• Con asesores legales, contables o auditores externos, cuando sea necesario para cumplir la ley o defender los intereses del Responsable.

Los proveedores tecnológicos que nos prestan servicios de hospedaje, correo o mantenimiento de la Plataforma actúan como encargados: tratan los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad, por lo que su intervención no constituye una transferencia. Cualquier transferencia distinta a las anteriores requerirá tu consentimiento previo.

En todo momento puedes solicitar el Acceso a los datos personales que tenemos sobre ti, su Rectificación cuando sean inexactos o estén desactualizados, su Cancelación cuando consideres que no los estamos usando conforme a la normatividad aplicable, y Oponerte a que los usemos para fines determinados.

Algunos derechos los puedes ejercer directamente en la Plataforma: por ejemplo, consultar y actualizar buena parte de la información de tu perfil desde tu propia cuenta. Para el resto, presenta tu solicitud ante Recursos Humanos indicando:

• Tu nombre completo y un medio para comunicarte la respuesta.
• El derecho que deseas ejercer y los datos personales a los que se refiere.
• Cualquier documento o dato que nos ayude a localizar tu información.
• Un documento que acredite tu identidad o, en su caso, la representación legal de quien actúe por ti.

Responderemos en un plazo máximo de veinte días hábiles contados desde que recibamos tu solicitud y, de resultar procedente, la haremos efectiva dentro de los quince días hábiles siguientes. Estos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando el caso lo justifique. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Puedes revocar el consentimiento que nos hayas otorgado, así como solicitar que limitemos el uso o divulgación de tus datos —por ejemplo, para no aparecer con datos de contacto opcionales en el directorio interno o para no ser incluido en fotografías de eventos—, dirigiéndote al área de Recursos Humanos.

Ten en cuenta que en algunos casos no podremos atender la solicitud de forma inmediata o total, porque existen obligaciones legales que nos exigen conservar cierta información derivada de la relación laboral.

La Plataforma usa cookies y almacenamiento local del navegador estrictamente necesarios para su funcionamiento. Se emplean para:

• Mantener tu sesión iniciada de forma segura y cerrarla automáticamente cuando expira.
• Recordar preferencias de visualización de la interfaz.
• Registrar métricas agregadas de uso que nos ayudan a mejorar el desempeño de la herramienta.

Puedes deshabilitarlas desde la configuración de tu navegador, pero ello impedirá iniciar sesión y usar la intranet con normalidad.

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger tus datos frente a daño, pérdida, alteración, destrucción o acceso no autorizado; entre ellas, control de acceso por perfiles y permisos, autenticación de usuarios, expiración automática de sesiones, cifrado de las comunicaciones y acuerdos de confidencialidad con el personal. Conservamos tus datos mientras dure la relación laboral y, después, durante los plazos que exijan las disposiciones fiscales, laborales y de seguridad social aplicables; cumplidos esos plazos, se bloquean y se suprimen de forma segura.

Este Aviso puede modificarse por nuevos requerimientos legales, por cambios en nuestras prácticas de privacidad o por la evolución de la propia Plataforma. Cualquier cambio se publicará en esta misma página, actualizando la fecha que aparece al inicio y, cuando el cambio sea relevante, se comunicará además por correo institucional o mediante un aviso dentro de la intranet. Te sugerimos revisarla periódicamente.

Si estimas que tu derecho a la protección de datos personales ha sido lesionado por alguna conducta u omisión del Responsable, o adviertes una posible violación a la normatividad aplicable en materia de datos personales en posesión de particulares, puedes presentar tu inconformidad ante la autoridad garante competente. Antes de ello, te invitamos a plantear el caso ante Recursos Humanos: buscaremos resolverlo directamente contigo.